1. Introducción

1.1.  ¿Qué es y para qué sirve una base de datos?

Una base de datos es una colección de información o datos organizada, estructurada y almacenada electrónicamente. Por ejemplo: una base de datos es una lista con nombres, direcciones y números de teléfonos de clientes actuales o potenciales. Es una herramienta que funciona como ¨almacén¨ en un sistema de computadora y que puede ser gestionada de manera eficiente por medio de un software (CRM = Customer Relationship Management).

Una base de datos es un recurso muy importante para las empresas y sirve para guardar y organizar la información de sus contactos, incluyendo toda la información personal, historial de comunicaciones e información de emails de marketing.

Tu base de datos es el núcleo de todos tus esfuerzos inbound.

1.2. Objetivos

1. ¿Cómo actualizar tu base de datos?
2. ¿Por qué y para qué segmentar tu base de datos?
3. Beneficios de un manejo óptimo de la base de datos.

2. ¿Cómo actualizar tu base de datos?

Para que tu base de datos pueda contribuir al éxito de tu negocio, es importante que se mantenga ordenada y lo más actualizada posible, ya que te facilitará encontrar información rápidamente y contactar a los clientes en los momentos más oportunos.

Te compartimos los mejores consejos para actualizar tu base de datos:

 Selecciona los campos de información importantes para tu negocio:

Para mantener siempre limpia y ordenada tu base de datos, te recomendamos antes de nada analizar qué información es necesaria para tu negocio y cuál no. Desde ahí define los campos de información que se solicitarán a los clientes.

Cuanto más simplificada esté la base de datos mejor. Elige los campos de información que sean clave y necesarios para el beneficio de tu negocio. Si se acumula información que no contribuye a las acciones necesarias para el negocio puede resultar contraproducente.

Gestiona duplicados:

Es posible que dentro de tu base de datos existan contactos duplicados, ya sea, misma empresa con diferentes correos electrónicos o mismos usuarios más de una vez.

Limpia bien la información de cada cliente para verificar los nombres y contactos actualizados y edita la información necesaria.

Puedes utilizar herramientas especializadas que te ayuden a identificar los duplicados y que te den la oportunidad de unificarlos en un solo contacto con la información correcta y más actualizada.

Analiza y borra contactos:

Realiza un análisis de los datos actuales para borrar los contactos que no interactúen con tu marca o que simplemente no muestran un interés real en tus campañas de marketing.

Considera hacer procesos de limpieza de datos trimestralmente para asegurar el éxito de ventas y marketing.

Procura tener siempre una base de datos actualizada para evitar invertir recursos en impactar a usuarios que no te interesan.

Monitorea los resultados y toma acción:

Monitorea en tiempo real los resultados para detectar a tiempo las oportunidades de mejora.

Analiza las acciones de las actualizaciones realizadas para tomar decisiones acertadas y correctas.  Puedes hacer reportes semanales para confirmar la información y tomar acción.

3. ¿Por qué y para qué segmentar tu base de datos?

Para optimizar el uso de tu base de datos es recomendable segmentar los datos de información según tus necesidades e intereses.

Puedes elegir algunas categorías como:

•     Intereses
•     Tamaño
•     Sector
•     Demografía

O bien puedes crear tus propias categorías específicas para cada objetivo de tu cliente ideal para identificarlos y destacarlos fácilmente manteniendo así actualizada la base de datos.

4. ¿Cómo segmentar mejor tu base de datos?

Segmentar tu base de datos consiste en agrupar los contactos dependiendo de sus características en común, para permitirte optimizar los resultados.

Existen distintas maneras de segmentar una base de datos, todo depende de los objetivos de la estrategia del negocio.

El principal objetivo de la segmentación es encontrar y destacar a los mejores clientes cualificados, los cuales pertenecen a un segmento específico basado en cómo han interactuado con tu organización. 

3 claves para segmentar:

1. Tener la información correcta de los clientes.
2. Organizar bien la base de datos.
3. Entender la diferencia entre información explícita e implícita.

Sugerencias de segmentación avanzada:

•     Segmentación por información de empresa:

• Tamaño de la empresa.
• Tipo de empresa.
• Industria

• Segmentación por rol o puesto de trabajo:

• Experiencia
• Función
• Departamento

•     Segmentación por comportamiento:

• Conversiones
• Vistas de página
• Integración con email

•     Segmentación por inteligencia de marketing:

• Datos de redes sociales
• Fuente Original
• Analíticas web

 Recuerda que todos los contactos que se encuentren dentro de tu base de datos son personas reales, que, si se atienden correctamente, te ayudarán a crecer tu organización.

Algunas categorías que pueden resultar muy útiles para la organización de la información de los contactos son:

Información de contacto: Nombre, email, número de teléfono, dirección y puesto de trabajo. 

Información de redes sociales y sitio web: canales de comunicación y usuarios en redes sociales.

Información de conversación/Acciones: Cuándo se le ha contactado, avances y resultados.

Al elegir las categorías necesarias y segmentar tu base de datos estarás ahorrando costes y haciendo tus campañas más efectivas.

 Algunas de las ventajas de segmentar tu base de datos son:

1. Ahorro de costes.
2. Conocer y detectar a los mejores clientes.
3. Mejorar la experiencia del cliente.
4. Personalización de las acciones.
5. Optimización de los resultados de las campañas.

5. Beneficios de un manejo óptimo de la base de datos

Ahorro de tiempo y costes:

El principal beneficio de tener una base de datos actualizada, organizada y segmentada es el ahorro de tiempo y costes en el momento de buscar explotar la información.

Al tener bien estructurada la información de contactos será mucho más fácil y sencillo realizar acciones e impactar de manera personalizada a los clientes con sus características concretas.

Gracias a la base de datos y al conocer con detalle las características y necesidades de los clientes, se pueden diseñar estrategias objetivas para optimizar los resultados.

El uso de la base de datos te permitirá automatizar muchas acciones recurrentes que consumen mucho tiempo en realizarlas manualmente, como el envío de correos electrónicos semanales, se puede crear plantillas personalizadas y desarrollar workflows para así ahorrar todo el tiempo de dedicación y hacer mucho más rápida la ejecución de las tareas de comunicaciones con los clientes.

Además, podrás analizar los datos y resultados de las acciones realizadas mucho más rápido, y que te permitirán recibir insights de valor para mejorar la toma de decisiones.

Toma de decisiones:

Para tomar decisiones mucho más acertadas una base de datos ordenada y actualizada es muy fiable y validada. Te ayudará a tomar acciones que se reflejarán en mejores resultados.

Captación y fidelización de clientes:

En el marketing captar a un nuevo cliente es regularmente 7 veces más caro que lograr fidelizar al cliente existente. Al lograr fidelizar a los clientes ayuda a mejorar la reputación de la marca, gracias a que estos se convierten en embajadores de la marca y lo recomiendan con su entorno.

Es por esta razón que es muy importante invertir en la fidelización de los clientes y la base de datos juega un papel esencial en este proceso, puesto que permite identificar e impactar a los clientes existentes con contenido de alta calidad para incrementar su interés en lo que ofreces.

La fidelización tiene más importancia que nunca, y tiene mucho sentido invertir en ella para continuar con la comunicación directa con los clientes y presentarles las novedades, promociones, nuevos productos y servicios y opciones de cross-selling para aumentar las ventas.

Seguridad:

Una base de datos optimizada ofrece seguridad y protección de la información de tus clientes.

Al tenerla ordenada se puede llevar un mejor control de esta y a la vez una mejor gestión de los datos. La seguridad de la información es importante puesto que los contactos dentro de la base de datos tienen mucho valor para tu organización.

Los contactos dentro de la base de datos son las personas a las cuales tu organización se comunicará con la intención de hacer negocios, incluyendo clientes, prospectos, suscriptores, socios, competidores, proveedores, competidores, empleados y demás.  Por lo cual se debe almacenar de forma segura.

Elección de canales de comunicación:

La base de datos segmentada te ayudará a identificar los mejores canales de comunicación para cada uno de tus grupos de audiencia en función de su comportamiento.

Esto puede resultar en un mejor retorno de la inversión en los esfuerzos realizados para la ejecución de las campañas de marketing. Ya que no todos los canales son ideales para comunicarse con los clientes y no interactúan igual en cada una. Es por esto que conocer qué canales son los adecuados para la comunicación aumentarán tu ¨engagement¨ y por ende tus ventas.

Definir los canales de comunicación para cada campaña te ayudará a no invertir proporcionalmente el presupuesto en las redes sociales donde no se encontrará el cliente potencial, ya que probablemente los impactos de calidad serán bajos o inexistentes.

Al tener definidos los canales de comunicación que funcionan mejor para cada audiencia mejora la reputación de tu marca ya que se le estará entregando contenido relevante a las personas indicadas en el lugar y momento indicado. Esto resultará en mejores tasas de conversión y se optimiza el presupuesto para invertir lo que sobre en otras acciones. Todo son ventajas.

Centralización de la información:

Dentro de la base de datos se puede tener toda la información centralizada en un solo lugar. Puede ser desde un servidor hasta un CRM que permite un acceso ilimitado e inmediato las 24 horas del día desde cualquier lugar.

Integración de un CRM:

Para que la base de datos pueda servir para el beneficio de la organización, será necesario que todos los departamentos y especialmente los de marketing y ventas, puedan tener acceso a esta todos los días. 

Dentro de la base de datos se mantiene transparencia de todo lo que sucede con los procesos y acciones de cada cliente. Gracias a la integración de un CRM, que se acerque a las necesidades de tu empresa, se podrá dar ese acceso a todos los miembros del equipo que necesiten la misma información y puedan aprender a gestionarla de forma correcta.

Mejora los esfuerzos para obtener excelentes resultados:

La base de datos ayuda a conocer las fases del ciclo de compra en las que se encuentra cada cliente, lo cual beneficia a los esfuerzos de marketing para planificar las campañas y lanzar los mensajes alineados a cada público, incrementando las posibilidades de que se abra una conversación con los clientes que tienen un real interés en tus comunicaciones y aumentando así las conversiones.

6.Conclusión

En conclusión, una base de datos es importante para mantener viva a la compañía. Es desde donde se alimentarán las ventas y donde se podrá generar más negocios.

Crecer y mantener actualizada la base de datos es importante para disfrutar los beneficios que ofrece y tomar ventaja de todas las oportunidades que se pueden generar gracias a esta.

Segmentar la base de datos requiere planificación y dedicación, pero ten por seguro que será mucho más fácil trabajarla para llevar al negocio al éxito.

Utiliza la herramienta de CRM que más se adapte a tus necesidades, comienza a desarrollar tus estrategias de marketing en base a la información que obtienes de tu base de datos y prepárate para duplicar tu facturación.